Pergunta: O que são os e-mails organizacionais?
Resposta: São os novos e-mails que irão substituir os atuais e-mails departamentais utilizando a plataforma do Google e eles terão o domínio diferente do atual @ufjf.br sem o edu. A migração da plataforma de e-mails da UFJF para a nuvem do Google proporcionou uma oportunidade única para corrigir alguns problemas de segurança existentes na antiga solução de e-mails Departamentais. Ao invés do acesso à caixa de e-mails ser feito através do compartilhamento de senha entre os usuários, agora será feito através da conta pessoal de cada um usando o recurso de Conta Delegada do Google. Para refletir melhor o que se espera da funcionalidade, decidimos usar o nome “organizacionais” ao invés de “departamentais”, visto que este pode ser usado tanto para departamentos quanto para outros setores, comissões e até mesmo eventos.
Pergunta: Como várias pessoas conseguirão acessar o mesmo e-mail?
Resposta: A partir do recurso de Contas Delegadas do Google, com integração ao SIGA. O responsável pelo e-mail poderá, através do SIGA, selecionar quais usuários poderão acessar a caixa de entrada do Email Organizacional. Mais informações estão disponíveis na página de manuais do CGCO. https://www2.ufjf.br/cgco/documentos/manuais
Pergunta: Onde consigo a senha do e-mail organizacional?
Resposta: O e-mail organizacional não possui senha. O acesso é feito exclusivamente através do recurso de delegações.
Pergunta: É necessário solicitar a criação do e-mail organizacional na plataforma do Google?
Resposta: Os e-mails departamentais (@ufjf.edu.br) cujo último acesso tenha ocorrido pelo menos no ano de 2021 serão criados automaticamente na plataforma do Google pelo CGCO em Janeiro de 2022, ocasião em que os titulares das contas serão devidamente informados. Os demais (aqueles que não fizeram acesso da conta em 2021 e 2022) deverão solicitar a criação via requisição do SIGA 3 https://www2.ufjf.br/catalogoti/requisicoes-no-siga3/. Isso NÃO se aplica aos e-mails pessoais.
Lembrando que toda requisição tem que ser feita por alguém com perfil de requisitante no SIGA-Administração. Aqueles que não possuem este perfil devem procurar a secretaria do seu setor.
Pergunta: Os e-mails serão movidos da caixa do correio.ufjf.edu.br para o Google?
Resposta: Não. A partir de Julho/2022 os e-mails do correio.ufjf.edu.br ficarão disponíveis apenas para consulta por tempo a ser definido pelo CGD. Por limitações técnicas, não será possível migrar os e-mails que já foram recebidos de uma caixa para a outra.
Pergunta: Não sou mais responsável pelo e-mail do setor, como transfiro a responsabilidade?
Resposta: Através da requisição no SIGA 3, selecionando a opção “Troca de titular de e-mails organizacionais”. Mais informações: https://www2.ufjf.br/catalogoti/requisicoes-no-siga3/. Lembrando que toda requisição tem que ser feita por alguém com perfil de requisitante no SIGA-Administração. Aqueles que não possuem este perfil devem procurar a secretaria do seu setor.
Pergunta: Até quando conseguirei acessar o sistema e-mail antigo (correio.ufjf.edu.br)?
Resposta: Os e-mails do correio.ufjf.edu.br poderão ser usados até Julho/2022. A partir dessa data eles estarão disponíveis somente para consulta por tempo a ser definido pelo CGD.
Pergunta: Vou conseguir fazer login na conta do e-mail organizacional?
Resposta: Não. O acesso a caixa de e-mail organizacional é feito exclusivamente pelo Gmail, através da delegação.
Pergunta: Vou conseguir acessar os aplicativos do Workspace como Meet, Calendar, Drive pela conta organizacional?
Resposta: Não. A conta organizacional não é um usuário comum e não tem acesso às ferramentas do Google Workspace. Para usar recursos de forma setorial, o usuário deverá usar as opções de compartilhamento fornecidas pelas aplicações. Exemplo: agenda compartilhada, drive compartilhado e contas de marca no Youtube.
Pergunta: Como faço para criar um Drive Compartilhado para o e-mail organizacional?
Resposta: Basta solicitar a criação via Central de Serviços.
Pergunta: Os terceirizados poderão acessar o e-mail organizacional?
Resposta: Os terceirizados poderão criar uma conta institucional temporária (@visitante.ufjf.br) para acessar os e-mails delegados. Após a criação, eles poderão ser adicionados como delegatários pelo SIGA. Instruções sobre a criação manual da conta no link https://centraldeservicos.ufjf.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=238;
Pergunta: Os alunos poderão acessar o e-mail organizacional?
Resposta: Os alunos podem ser adicionados como delegatários, desde que possuam uma conta institucional. A criação, caso não tenha acontecido de forma automática, deve ser feita pelo SIGA. Após a criação, eles poderão ser adicionados como delegatários. Instruções sobre a criação manual da conta no link https://centraldeservicos.ufjf.br/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom;ItemID=238;
Pergunta: A troca de titularidade do e-mail organizacional também altera a titularidade do Drive Compartilhado?
Resposta: Sim. Os Drives Compartilhados que foram criados pelo CGCO, através de solicitação via Central de Serviços, possuem uma vinculação automática de titularidade. Solicitar a alteração da responsabilidade de um e-mail organizacional, automaticamente também altera o responsável pelo Drive Compartilhado vinculado ao e-mail, caso exista.
Pergunta: Como redirecionar os emails departamentais para o organizacional?
Resposta: O redirecionamento será feito de forma automática a partir de Julho/2022. Caso a equipe já esteja ambientada com o e-mail organizacional e deseje o redirecionamento antes da data, pode solicitá-lo através da Central de Serviços do CGCO informando o endereço antigo e o atual.
Pergunta: Como carregar a lista de contatos no e-mail organizacional?
Resposta: Atualmente não é possível. Apesar do Google anunciar que os delegatários seriam capazes de alterar os contatos, ele não fornece mais uma ferramenta nativa para tal. Nós estamos cientes do problema e estamos trabalho para o desenvolvimento de uma solução.